Gmailで複数のメールアカウントを管理しています。
放っておくと受信トレイがいっぱいに、、、
パソコンのデスクトップと受信トレイは、できるだけすっきりさせたいタイプです。
受信トレイを空にする効率化
Gmailを使っていますが、いわゆるメーラーは長らく使用していません。
そして、Gmailの受信トレイはできるだけ空にするようにしています。
常に空にするのが理想なのですが、そうではなく、最終的に空にしている感じです。
今日返信しないといけないメールや、やらないといけないことがわかる内容のメールだけを受信トレイに残すようにしています。
そうすることで、単純にすっきり感がでるというのもあるのですが、メールに関わるTODOが受信トレイに残っているメールを見ることで確認できるので、効率的だなと感じています。
ゼロになったらすっきりです。
事前にやっていること
そのために事前にやっていることがいくつかあります。
不要なメールを遮断する
まずは、不要なメールがこないようにすることです。
不必要に登録しないことはもちろんですが、登録したつもりがなくても、勝手に送られてくるメールもあるので、不要だなと感じるメールについては登録を解除するなどして、送って来ないようにするのが大事だと思います。まずは蛇口の方から締めるのが肝要かと。
受信トレイをスキップ
不要というわけではないけど、すぐ確認する必要がないというメールもあると思います。
そういったメールについては、受信トレイをスキップするフィルターをかけています。
すぐではないけど、後に確認が必要なものについては、ラベルを付けて受信トレイをスキップさせます。
気が向いたときに確認でいい（最悪見なくてもいい）メールについては、ラベルは付さずに受信トレイをスキップ。
これらの手続きをこまめに行うことで、徐々にすぐ確認しないといけないメールだけが受信トレイに残るようになります。いたちごっこではありますが、、
事後にやっていること
アーカイブ
返信等が必要なメールだけが残っているので、当然返信など行うわけですが、返信後のメールは削除するのではなく、アーカイブするようにしています。基本メールは削除しなくていいと思います（迷惑メールは自動で削除されますが）。容量も今のところ問題ありませんので。
アーカイブすることで、あとから内容を確認する必要があっても、すべてのメールから検索することができます。
送信後に自動でアーカイブする設定もありますが、私は使っていません。
送信後にTODOとして残さないといけない場合があるので、送信後にその都度判断しています。
アーカイブしたいときは、「E」を押すだけですので、そんなに負担はありません。
スヌーズ
返信後、今日しなくてもいいTODOが残るときがあります。
それをそのまま受信トレイに残しておきたくないので、そんなシーンではスヌーズ機能を使うようにしています。
日時を指定して、受信トレイに表示させることができるので、そのときのTODOとして処理すればよいので便利です。
【編集後記】
不意の娘からの質問で気付かされることがあります。
意識しないで過ごしていると、当たり前だと感じてしまっていることも。
なぜだろう？という気持ちを忘れないようにしたいものです。
