2022年から電子取引データの保存が義務化されましたが、実質2023年末までは延期となっています。
電子取引データ
そもそも電子取引データとは、取引の情報が記載された文書（請求書、領収書など）について、紙ではなく電子データでやり取りしたものをいいます。
物理的に受け取ったものに限らず、メールやECサイト・アプリなどの画面上で確認する請求書等も含まれます。
電子取引データ保存ルール
これまでは電子取引データであっても、紙で保存することができましたが、今回の義務化によって電子データの状態で保存することが必要となります。
その保存方法については、「真実性の確保」と「可視性の確保」のため一定のルールがあります。
- システム等の操作マニュアルや手順書が備え付けられている
- ディスプレイ、プリンタなどが用意され、いつでもすぐデータが確認できる
- 日付、取引金額、取引先で検索ができる
- 改ざん防止のための措置がとられている
保存ルールの対応について
対応について確認してみたいと思いますが、上2つについてはそう難しく考えなくてもできそうです。
それぞれ備えておけばよいので。
下2つの準備をどうするか、悩むところかもしれません。
検索ルールの対応例としては、
- 専用ソフトを使う
- 保存するファイル名に必要事項を記載する
- 保存ファイルと紐付けた索引ファイル（Excel）を作成する
この辺りでしょうか。
改ざん防止のためには、
- タイムスタンプ（受取・発行）
- 対応したシステムを利用
- 不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用
いずれかの対応が必要となりますが、最も手軽に取り組めるのは事務処理規定の整備でしょうね。
ちなみに2024年以降についても、相当の理由があると認められる場合は、一定の条件のもと前述のルールを満たさない電子取引データの保存を可能とする措置が設けられています。
【編集後記】
昨日は税理士会の研修と会議。
久しぶりの参加でしたが勉強になりました。
